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Workshop : améliorer votre conception grâce au 4 C’s Framework

workshop

A chaque préparation d’atelier, je me pose toujours la même question : « Comment structurer mes exercices afin de produire un outcome(1) pertinent à l’issue du workshop ? »

Longtemps, je suis resté sans réponse satisfaisante. A l’issue de mes ateliers, il arrivait encore qu’une information manque, une divergence reste ou que la priorisation soit reportée à une prochaine réunion… 

J’ai échangé avec des pairs, lu un certain nombre de best practices puis testé différentes approches : réduire le nombre d’activités, se focaliser sur l’agenda de l’atelier quoiqu’il en coûte, restreindre le nombre de participants… C’est finalement avec le 4C’s Framework de AJ&Smart (2) que j’ai trouvé le cadre qui me convenait.

Collect, Choose, Create, Commit : 4C pour un framework universel

Issu des retours d’expériences des facilitateurs de l’agence berlinoise, ce framework permet de concevoir des ateliers de 2h comme de plusieurs jours. Depuis la découverte de ce cadre, lors d’une de leur formation, je l’utilise pour toutes mes conceptions d’ateliers. 

Ce framework ne garantit pas le succès. Il maintient une structure logique dans l’agenda de l’atelier, permettant ainsi une immersion plus fluide pour les participants. Je vous propose de vous expliquer comment cela fonctionne et de vous partager mes retours d’expériences. 

image Framework 4C's

Le Framework 4C’s

Deux termes clés : atelier et exercice

Avant toute chose, il faut opérer un distinguo entre atelier et exercice. Jonathan Smart donne la définition suivante dans son livre The Workshopper Playbook

Un atelier est une combinaison d’exercices qui se coordonnent logiquement dans les 4 étapes clés :
Collect, Choose, Create et Commit.

Un exercice est une activité qui peut s’associer à d’autres pour créer un atelier. 

Collect : des informations claires et partagées

Les attentes quant à l’objectif d’un atelier divergent souvent. Ainsi, en tant que facilitateur, vous devez accompagner le groupe à clarifier les enjeux et réduire les frustrations. Pour cela, il est indispensable que tous les participants partagent un même niveau d’information. 

Cette phase de collecte a pour résultat que chacune et chacun partage sa vision, ses connaissances, ses contraintes, ses idées, ses inspirations, ses challenges… En présentiel comme en distanciel, n’oubliez pas de laisser les informations accessibles à tout instant par toutes et tous. 

Exemples d’exercice : Sailboat, Ask the Expert, Lightning Demos… 

Choose : ensemble dans la même direction

Suite à cette collecte, vous allez guider les participants à placer le focus sur un point et ignorer le reste. Avoir une direction claire permettra de gagner en efficacité et en créativité pour la suite de l’atelier. 

Afin d’opter pour l’exercice le plus pertinent pour amener le groupe à choisir, référez-vous bien à l’activité précédente. Il faut que l’enchaînement soit fluide. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à ajouter un exercice intermédiaire.

Exemples d’exercice : Long-term Goal, Decider Vote, Straw Pole…

Create : collaborer pour concevoir

Nous rentrons dans la phase de créativité du framework. Après avoir focalisé l’attention du groupe sur une problématique, vous allez lui demander, non pas de créer LA solution mais d’imaginer DES solutions.

Le rôle du facilitateur est alors de mettre en place un cadre favorable à l’émergence de la créativité. De mon expérience, je privilégie les exercices mêlant travail individuel puis collectif afin d’offrir la possibilité à toutes les personnes de s’exprimer.

Exemples d’exercice : Brainstorm, Storyboard, Concept Sketching…

Commit : transformer les idées en action

Un atelier n’est utile que s’il produit des résultats concrets. C’est pourquoi, vous devez prévoir un exercice amenant le groupe à prioriser les solutions au regard de la direction choisie lors de la phase Choose. 

Ainsi, vous pouvez prévoir une activité telle que : prochaines étapes, priorisation des idées, validation d’un concept, scénario de test, etc.

4 étapes pour consolider son workshop

Collect, Choose, Create, Commit permettent d’imbriquer avec logique les différentes briques de votre atelier. En prenant appui sur la mécanique de divergence et convergence, ce framework permet de s’appuyer sur une mécanique claire et précise.

Les ateliers sont un outil indispensable pour les designers. Et, leur conception est une tâche très complexe. Dès lors que nous demandons à 5 personnes de passer deux heures en atelier plutôt qu’en réunion, les attentes deviennent fortes. En s’appuyant sur un framework, vous pourrez éviter un certain nombre de sorties de route : déception des participants, non atteinte des objectifs, aucune proposition concrète, etc. 

Or, nous le savons bien, un atelier raté peut remettre en question tout un long travail d’évangélisation au design et ses méthodes collaboratives de conception de solutions centrées utilisateurs. 

Cet article est le premier d’une série. Dans les prochains, je reviendrai, notamment, plus en détail sur chacune de ces étapes en les illustrant par un exercice.

Miro Template du 4 C's Framework

Template du 4 C’s Framework


En attendant, vous trouverez en téléchargement un board Miro que j’utilise pour construire mes ateliers 👇

Bons ateliers et n’hésitez pas à nous partager vos expériences !

Références

(1) Outcome : le changement introduit par le produit conduit à un outcome, un résultat final, qui offre des bénéfices directs. Source : https://www.qrpinternational.fr/blog/faq/output-outcome-et-benefices-du-projet-quelle-est-la-difference/
(2) AJ&Smart est agence berlinoise spécialisée depuis plusieurs années dans le Design Sprint et la facilitationdes ateliers. Retrouvez leur ressources pour les ateliers sur leur site dédié : https://www.workshopper.com/

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